Работодатели смогут создавать электронные дубликаты документов, которые будут равнозначны бумажным. При этом такой дубликат должен содержать все реквизиты оригинала. Срок хранения бумажных документов в таком случае можно будет сократить. Но он не должен быть меньше года с даты, когда создали дубликат. Дублировать можно будет, например, письменное согласие на обработку персональных данных, первичные учетные документы, регистры бухгалтерской отчетности и др. Требования к созданию электронных дубликатов установит Правительство. Оно же определит виды документов, которые продублировать будет нельзя. Ответственный за хранение электронных документов в организации должен обеспечивать возможность использовать их в течение всего срока хранения. Это касается и возможности передавать документы третьим лицам. Также установили порядок конвертации электронных документов – преобразования их в другой формат. При этом новый документ должен быть равнозначен преобразуемому. Конвертация может понадобиться, если исходный формат устарел или у стороны, которой нужно передать документ, нет технической возможности его открыть. Требования к порядку конвертации установит Правительство
Материал из КСС «Система Кадры»